Creemos
firmemente que el software puede hacernos la vida algo más fácil y nos puede
ayudar en muchas tareas que ejecutamos a diario; sin embargo, por el mero hecho
de registrarnos en una herramienta o instalarnos una aplicación no vamos a ser
más productivos. Creo que, más o menos, todo el mundo tiene claro que
registrarse en una herramienta para gestionar tareas no va a solventar "su
caos organizativo", vamos a requerir de constancia y una metodología como GTD o la Técnica Pomodoro que nos ayude a
sacarle el valor a la herramienta que hayamos seleccionado.
Particularmente, creo que
GTD es una de las mejores metodologías que podemos utilizar a la hora de
organizar nuestro tiempo de trabajo y las cosas que tenemos por hacer y, para
implementar nuestro sistema de organización de tareas, herramientas como
Wunderlist, Evernote (con los reminders)
o Trello pueden
ser muy buenas opciones.
Además de usarla como
gestor personal de tareas, Trello
es también una muy buena opción a la hora de trabajar en grupo
porque nos permite mantener un panel con tareas por ejecutar, ver quién las
tiene asignadas, añadir deadlines
y también integrar servicios como Dropbox o Google Drive
de manera nativa o, a través de servicios como Zapier, añadir otros servicios que
usemos en nuestro día a día y también podremos encontrar proyectos que nos permitan
conectar Trello con otras aplicaciones como RedMine.
Trello como herramienta para trabajar en grupo
Con demasiada frecuencia,
cuando se habla de gestión de proyectos o gestión de un equipo, se tiende a
pensar en el típico diagrama de Gantt que se hace a la hora de elaborar un plan
de proyecto. Un diagrama de Gantt nos muestra un cronograma general de un proyecto
y rara vez llega a tener un nivel de detalle tan grande como para bajar hasta
el nivel de "tareas del día a día".
Evidentemente, todo
proyecto debe contar con una planificación pero desde la gestión debemos ser
capaces de traducir los paquetes de trabajo de este plan a tareas que podamos
asignar a nuestro equipo de trabajo. Pequeños hitos o metas que hay que abordar
en plazos acotados de tiempo y en los que Trello nos puede ayudar organizando
el trabajo.
El sistema de clasificación
por columnas nos puede ayudar a organizar
las tareas por temáticas o bien por sus estados (nosotros
podemos elegir eso libremente) e incluso puede servirnos de apoyo a la hora de
aplicar metodologías ágiles como Scrum.
Formar equipos es también
muy sencillo y podremos crear
tantos boards de trabajo como queramos
y distribuir a nuestro equipo en ellos. Una vez tengamos nuestros boards (cada tablón
podría ser, perfectamente, un proyecto en curso), podremos ir creando tarjetas
con las tareas a realizar y asignar al personal a éstas de manera dinámica; es
decir, podremos añadir gente, quitarla de la tarea, esperar que alguien se
asigne los cards
pendientes y un largo etcétera de opciones que nos dan mucha flexibilidad y nos
permiten crear nuestra propia dinámica de trabajo.
Recursos que podemos encontrar en Trello
¿Y por qué pienso que
Trello nos puede ayudar mucho a organizar nuestro equipo de trabajo? Además de
la facilidad de uso, la disponibilidad de aplicaciones móviles o las
notificaciones, el servicio es gratuito (aunque también tiene una opción premium para empresas) y
nos ofrece las siguientes herramientas:
·
Las
tareas cuentan con due
date es decir, podremos poner una fecha tope para realizarlas y
los que tengan asignada dicha tarea (card)
recibirán recordatorios
·
A
la hora de adjuntar archivos para dotar de contexto a las tareas podremos
subirlos directamente al card
o bien vincular
archivos almacenados en Google Drive o Dropbox
·
Podremos
incluir en las tareas checklists
para enumerar requisitos o pasos a cumplir antes de dar por finalizada una
tarea (un detalle interesante si asignamos una tarea que requiere la ejecución
de un protocolo muy concreto de actuaciones)
·
Podremos
estar suscritos a una tarea sin necesidad de tenerla asignada, interesante si
queremos ejercer un rol de gestor/observador
Además, gracias a los Power Ups que
Trello ha añadido hoy mismo en el servicio, nuestros proyectos se ven
enriquecidos con nuevas vistas para las tareas que también nos ayudarán mucho a
la hora de controlar nuestro proyecto o colaborar con nuestro equipo:
·
Vista
de calendario,
ideal si usamos el due
date porque nos permitirá ver en un calendario cuándo deben estar
listas las tareas que tenemos en nuestro proyecto y, así, de un vistazo ver qué
grado de avance estimado tenemos para cada día. Además, el drag and drop también se
mantiene en el calendario y podremos mover los cards cómodamente para cambiar el deadline de las tareas
y, para mejorar las cosas, se incluye soporte iCal poder trasladar el
calendario a Google Calendar o al sistema de agendas que usemos.
·
Card
Aging es una
funcionalidad muy interesante que nos permitirá localizar cuáles son las tareas
que más tiempo llevan en el sistema; dicho de otra forma, las tareas abiertas
se ordenarán desde las más antiguas a las más actuales y así veremos que cosas
estamos arrastrando
·
Votaciones, una funcionalidad que nos
permitirá sondear la opinión de nuestros compañeros de equipo y debatir, dentro
de un card,
con ellos y votar soluciones o aportaciones sin tener que estar cruzando
decenas de correos.
Con todos estos recursos y
un poco de constancia, gestionar un proyecto con Trello además de ser sencillo
nos puede ahorrar mucho trabajo y puede contribuir a que seamos algo más
productivos. Un recurso que vale la pena probar.
Visto en: www.bitelia.com
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