Calendarios hay muchos. Los
tenemos de todas formas y colores, pero en lo que respecta al mundo digital, me
parece que generalmente nos contentamos con el calendario que viene por default en nuestro correo electrónico.
Por suerte, todos los que usamos Gmail
estamos acompañados de un poderoso
calendario con muchas funcionalidades, que no siempre
aprovechamos como corresponde. Por eso, hoy hemos armado una lista con 10 formas de aprovechar Google
Calendar para aumentar nuestra productividad.
Las formas de hacerlo están
en el mismo Google Calendar, que de hecho tiene una colección de Labs muy
interesante. Solamente hemos seleccionado 3 para concentrarnos en otros
consejos, pero pueden revisar desde su configuración (el ícono con forma de
rueda ubicado en la esquina superior derecha) para ver todas las opciones.
·
Rechazar
automáticamente:
hay días en los que estamos muy ocupados y simplemente no podemos ir a las
reuniones. Eso no quiere decir que la gente no nos invite. Por eso, para
ahorrarnos un paso podemos activar un Lab
de Google Calendar que automáticamente rechaza los eventos que
lleguen a nuestro calendario en el momento en que nosotros no estamos
disponibles. Se activa desde la configuración, en el sector de Labs.
·
Sincroniza
Calendar con Tasks:
ya les hablé sobre cómo
se puede usar Google Tasks para incrementar nuestra productividad. Aunque
me gusta que se mantenga lo más simple posible, lo cierto es que con Tasks
también podemos agregar fechas de entrega a nuestras tareas. Y Calendar nos
permite sincronizar las que tengamos seteadas. Dentro de “Mis Calendarios” en
el panel lateral derecho, podemos seleccionar agregar Tasks como calendario
paralelo.
·
Compartir
Calendarios:
lo más importante de un servicio como Google Calendar no es solamente que
podemos acordarnos de las cosas que tenemos que hacer y de los lugares a los
que podemos ir. También se puede invitar de forma fácil a otras personas que
tengan una cuenta Google. Así es muy simple y no tenemos que sincronizar
diferentes servicios, por ejemplo. Se invita a otras personas desde el interior
del evento, con el botón de Invitar. Los usuarios pueden luego personalizar la
forma en la que se les recordará el evento, sin que nosotros tengamos que
preocuparnos.
·
Usa
horarios relevantes:
el calendario de Google nos muestra todo el día. Esto quiere decir que podemos
ver de lunes a viernes, las 24 horas, todas nuestras citas. Lo más probable es
que no tengamos nada que hacer un martes a las 3 de la madrugada, así que
tenemos la opción de eliminar del calendario estos horarios. Se realiza con un
Lab llamado “Hide Morning and Night”. Así, además, no nos ponemos tareas
después de que finaliza el horario laboral.
·
Atajos
de teclado:
así como Gmail tiene atajos de teclado que son muy útiles para ahorrar tiempo
mientras navegamos por su interfaz, Calendar también nos permite ser más
productivos usando solamente nuestro keyboard. Para cambiar la vista entre día,
semana y mes, podemos usar las teclas D,
W, M (day,
week, month,
respectivamente). Con Q podemos agregar una cita rápidamente.
·
Diferentes
horarios:
¿tenemos reuniones con personas ubicadas en otros husos horarios? No debería
haber problema. Con Google Calendar podemos setear dos horarios diferentes de
reuniones así no dejamos lugar a la confusión. Para hacerlo tenemos que entrar
en la Configuración (o Settings) en la solapa de General. Ahí
encontraremos nuestra zona horaria y podremos agregar una más.
·
Recordatorios
diarios:
además de los típicos recordatorios por correo electrónico y por pop ups dentro
de Calendar, también podemos elegir que la plataforma nos envíe una “agenda
diaria” todos los días con las tareas y citas que tenemos pendientes. Esto se
puede activar desde la solapa de Notificaciones en la Configuración. La opción
se llama “Agenda
Diaria”.
·
Archivos
adjuntos: otro
Lab interesante que está disponible para Google Calendar nos permite adjuntar
archivos a nuestros eventos. Así, si tenemos una reunión y necesitamos que los
asistentes revisen un documento antes de ir, podemos adjuntarlo. Nuevamente, se
activa desde la configuración, seleccionando la opción “Archivos Adjuntos de los
Eventos”.
·
Sincroniza
con Thunderbird: Mozilla tiene un cliente excelente
para correos llamado Thunderbird, del que ya les hemos hablado en varias
oportunidades dadas sus capacidades de personalización a través de plug-ins.
Podemos aprovechar al máximo nuestro calendario aún cuando estamos usando
Thunderbird, desde esta aplicación y desde el móvil, gracias a extensiones
llamadas Lightning y
Provider for Google Calendar.
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